Como implementar a Auditoria Interna em um “ambiente hostil”

“Lá vem aquele ‘cara chato’!”

“Por que você me odeia tanto?”

“Se você não começar a ‘jogar o nosso jogo’, as coisas ficarão bem difíceis pra você aqui dentro!”

As pessoas que escolheram a auditoria (tanto interna quanto externa) como carreira, certamente, em algum momento de sua trajetória, ouviram (ou poderão ouvir) frases como as expostas acima.

É possível apontar algumas razões pelas quais as pessoas “auditadas” reagem de maneira negativa à presença de um auditor, como:

1. Alguns colegas podem ser arrogantes (infelizmente estas figuras estão presentes em todas as profissões);

2. Os auditados têm algo a esconder;

3. Ninguém gosta de se sentir “monitorado”.

A minha proposta é eliminarmos as duas primeiras opções e considerarmos a terceira como sendo a mais representativa (pelo menos foi a mais observada em minha experiência profissional até o momento).

De que forma os auditores podem diminuir o “nível de hostilidade” em pessoas que mudam seu comportamento ao se sentirem “monitoradas”? Como transmitir a “mensagem” de maneira mais leve e adicionar valor à empresa, ao processo auditado?

Apoio

Assim como a implementação de um Programa de Compliance, estabelecer a função de Auditoria Interna dentro de qualquer organização depende, essencialmente, do apoio da alta administração e a possibilidade de um reporte independente.

É verdade que algumas empresas (as de capital aberto, por exemplo) são “obrigadas” pelos órgãos reguladores a implementar este departamento no intuito de assegurar aos investidores minoritários e demais interessados de que os números apresentados nas demonstrações financeiras, utilizados para a tomada de decisão, são adequados e refletem uma boa gestão com base em uma estrutura sólida de controles internos.

Se a função de auditora interna for estabelecida apenas para cumprir um requerimento e não for suportada pela alta administração, a hostilidade dos demais níveis organizacionais tende a crescer, pois estes não a veem como necessária, sendo apenas mais um “centro de custo”.

Alinhamento

A comunicação entre auditores e áreas auditadas é crucial para que o projeto seja conduzido de maneira eficaz. Alinhar as expectativas de cada um e resultados esperados é uma das maneiras para conter possíveis momentos de hostilidade.

Algumas responsabilidades de cada parte podem ser adotadas para adicionar clareza à comunicação:

Áreas de negócios:

• Agir com transparência – dizer ao auditor quais as oportunidades de melhoria que já identificou em seu processo (nenhum processo é tão bom que não possa ser melhorado);

• Ter conhecimento das atividades que desempenha;

• Ser crítico, interagir mais e procurar entender o que o auditor espera;

• Zelar pelos controles de sua área (isso não é responsabilidade da área de Controles Internos!);

• Providenciar documentos nos prazos acordados;

• Implementar melhorias recomendadas e acordadas.

Auditores devem:

• Entender o melhor momento para abordar a área auditada (avaliar os controles da Contabilidade no final ou início de cada mês não te trará amigos!);

• Construir e compartilhar conhecimento – aprender com cada trabalho para que possa aplicar o aprendizado em outros projetos e disseminar o conhecimento na companhia como um todo (forme “audit champions”!);

• Manter sigilo sobre as informações recebidas;

• Manter a ética, o ceticismo profissional, avaliar de forma independente, ser cordial – auditores também possuem amizades dentro da companhia e manter a independência pode ser um desafio;

• Agir em parceria com as áreas – demonstrar que não é inimigo, que veio para ajudar na melhoria contínua dos processos, que as recomendações de melhorias em processos não devem ser levadas para o lado pessoal;

• Seguir o cronograma – pessoas contam com os resultados dos seus trabalhos para tomar decisões;

• Comunicar-se de forma clara e objetiva – nem todos possuem seu “linguajar técnico”;

• Recomendar melhorias que agreguem valor aos processos – trocar a cor da planilha do cliente não levará a nada!

Atitudes esperadas das áreas de negócio (ou não)

O auditor chegou: o que fazer?

• Manter a calma

• Entender o que o auditor espera de você

• Explicar seu processo de forma detalhada

• Ser crítico e apresentar alternativas ao que está sendo solicitado

• Entregar a documentação na data acordada (evite cobranças desnecessárias!)

O auditor chegou: o que NÃO fazer?

• Mentir!

• Tentar esconder evidências

• Produzir evidências durante a auditoria – lembre-se: o auditor sabe que aquela aprovação acabou de ser impressa e assinada!

• Postergar constantemente a entrega de documentos

• Fazer algo apenas para “fins de auditoria” – Tudo o que você faz deveria ter um propósito e não ser feito “porque a auditoria recomendou”.

Aprimoramento contínuo

Por fim, os auditores devem se comprometer com seu aprimoramento contínuo e refletir isso em seu trabalho. Saber demonstrar que os processos evoluem em todas as empresas de acordo com as melhores práticas de mercado e deixar claro que não estão “perseguindo” ninguém pode ser desafiador, mas trará um sentimento de “missão cumprida” se as pessoas conseguirem ver o valor daquele trabalho, daquela recomendação.

Dar o exemplo através do comportamento ético é uma de suas maiores responsabilidades, principalmente em ambientes hostis. “Revidar com classe” através de bons argumentos contribuirá para a construção de uma cultura diferente, leve e ética!